ГОЛОСУВАННЯ ЗА ПРОЄКТ РІШЕННЯ: № 31

Текст:

 

СЛАВУТИЦЬКА МІСЬКА РАДА КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

Р  І  Ш  Е  Н  Н  Я

 

Про затвердження Регламенту відділу адміністрування та дозвільних процедур управління адміністративних послуг виконавчого комітету Славутицької міської ради

 

Відповідно до ст. 12 Закону України «Про адміністративні послуги», постанови Кабінету Міністрів України від 01.08.2013 № 588 «Про затвердження Примірного регламенту центру надання адміністративних послуг (зі змінами), враховуючи рішення Славутицької міської ради від 24.02.2017 № 541-23-VII «Про внесення змін до рішення Славутицької міської ради Київської області від 09.11.2015 № 5-2-VII «Про затвердження структури, загальної чисельності виконавчих органів Славутицької міської ради та витрат на їх утримання», керуючись ст. 25, ч. 1 ст. 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»

 

м і с ь к а   р а д а

 

В И Р І Ш И Л А :

 

Затвердити Регламент відділу адміністрування та дозвільних процедур управління адміністративних послуг виконавчого комітету Славутицької міської ради (додається).

 

 

Міський голова

Ю.К. Фомічев

_________________

№ ______________

Затверджено

                                                                            Рішення Славутицької міської ради

                                                                             ___________№_____________

 

 

 

РЕГЛАМЕНТ

відділу адміністрування та дозвільних процедур

управління адміністративних послуг виконавчого комітету Славутицької міської ради

 

1. Загальна частина

1.1. Цей Регламент визначає порядок організації роботи відділу адміністрування та дозвільних процедур управління адміністративних послуг виконавчого комітету Славутицької міської ради (далі - відділ), порядок дій адміністраторів відділу та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.

1.2. У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України «Про адміністративні послуги».

1.3. Надання адміністративних послуг у відділі здійснюється з дотриманням таких принципів:

• верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;


• стабільності;


• рівності перед законом;


• відкритості та прозорості;


• оперативності та своєчасності;


• доступності інформації про надання адміністративних послуг;


• захищеності персональних даних;


• раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;


• неупередженості та справедливості;


• доступності та зручності для суб’єктів звернення.

1.4. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України «Про адміністративні послуги», «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності» та іншими Законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, Положенням про управління адміністративних послуг виконавчого комітету Славутицької міської ради, Положенням про відділ та Регламентом відділу.

1.5. Затвердження та внесення змін до Регламенту здійснюється рішенням сесії Славутицької міської ради.

1.6. Дотримання положень Регламенту є обов'язковим для всіх працівників відділу, суб’єктів надання адміністративних послуг, працівників виконавчих органів Славутицької міської ради та представників місцевих, регіональних дозвільних органів.

1.7. Плата за надання адміністративних послуг здійснюється відповідно до вимог чинного законодавства.

1.8. Суб’єктом надання адміністративних послуг на кожну адміністративну послугу, яку він надає відповідно до закону, затверджуються інформаційна і технологічна картки.

 

2. Інформаційне забезпечення, інформаційне консультування та регулювання черги

 2.1. В приміщенні відділу розміщується та є загальнодоступною така інформація:

- структура та режим роботи;

- перелік адміністративних послуг;

- інформаційні картки адміністративних послуг;

- бланки заяв та зразки їх заповнення;

- номери довідкових телефонів;

- адреса веб-сайту відділу, факс, електронна пошта;

- інструкція з користування електронною системою керування чергою (при її наявності);

- Положення та Регламент;

- банківські реквізити для оплати платних адміністративних послуг.

2.2. Перелічені документи розміщуються на стендах у зручному та доступному для замовників чи відвідувачів місці у зоні очікування.

2.3. Інформаційні картки та бланки заяв, необхідні для отримання адміністративних послуг, доступно розміщуються у достатній кількості.

2.4. Відділ підтримує роботу веб-сайту (або окремої веб-сторінки на сайті міської ради), де розміщується інформація, зазначена у п. 2.1. Регламенту, а також інформація про місце розташування відділу шляхом постійного оновлення розміщеної інформації.

2.5. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у відділі вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення - для керування чергою.

Керування чергою у відділі здійснюється за принципом рівності суб’єктів звернення.

2.6. У відділі може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернення на прийом до адміністратора на визначену дату та час. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до відділу та/або за телефоном. Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюється у визначені завідуючим відділу години.

 

3. Інформаційна та технологічна картки адміністративних послуг

3.1. Орган, що утворив відділ, а також завідуючий відділу можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).

3.2. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це завідуючого відділу, готує пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно із законодавством.

 

4. Прийняття заяви та інших документів у відділі

4.1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі - вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги) (далі - вихідний пакет документів) здійснюється виключно у відділі.

4.2. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, видача дублікатів, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені регіональними та місцевими дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності».

4.3. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у відділ особисто, через уповноваженого представника, надіслати вхідний пакет документів поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або, у передбачених законом випадках, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

4.4. Якщо вхідний пакет документів подається уповноваженим представником суб’єкта звернення, до нього додаються документи, які підтверджують особу представника та засвідчують його/її повноваження.

4.5. Прийняття вхідних пакетів документів здійснюється адміністраторами відділу відповідно до інформаційних карток. Адміністратор відділу перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.

4.6. Заява, що подається для отримання адміністративної послуги, повинна містити дозвіл суб’єкта звернення на обробку, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.

4.7. Адміністратор відділу складає опис вхідного пакету документів у якому зазначається інформація про перелік документів, поданих суб’єктом звернення. Опис складається у двох примірниках. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакету документів за підписом та печаткою відповідного адміністратора відділу із відміткою про дату і час його складання, реєстраційний номер заяви і перелік документів, що додаються до неї. Другий примірник опису вхідного пакету документів зберігається в матеріалах справи.

4.8. Адміністратор відділу під час отримання вхідного пакету документів зобов’язаний з’ясувати бажані для суб’єкта звернення способи його повідомлення про результат надання адміністративної послуги (телефоном, засобами поштового зв’язку, електронною поштою чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку у випадках, передбачених законодавством); а також бажаний спосіб передачі суб’єктові звернення результату надання адміністративної послуги (особисто чи засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що також зазначається в описі вхідного пакету документів у паперовій та/або електронній формі.

4.9. Адміністратор відділу здійснює реєстрацію вхідного пакету документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакету документів.

4.10. Якщо вхідний пакет документів було отримано засобами поштового зв’язку, адміністратор відділу не пізніше наступного дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакету документів електронною поштою (його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку (за можливості).

4.11. Адміністратор відділу має право зареєструвати вхідний пакет документів лише при наявності усіх документів, необхідних для надання послуги, передбачених в інформаційній картці.

4.12. При реєстрації вхідного пакету з недоліками суб’єкт звернення одночасно повідомляється про потребу усунення вказаних недоліків та попереджається про ймовірність негативного рішення у випадку їх не усунення. Якщо суб’єкт звернення надсилає вхідний пакет документів засобами поштового зв’язку, він інформується про виявлені недоліки у відповідному повідомленні - описі вхідного пакету документів, а за можливості також негайно повідомляється телефоном.

4.13. Всі додаткові документи, в тому числі документи на заміну, подаються суб’єктом звернення лише через відділ із фіксацією цих дій в матеріалах справи. При цьому суб’єктові звернення видається доповнений опис вхідного пакету документів (на заміну). Внесення додаткових документів та/ або документів на заміну підтверджується підписом суб’єкта звернення (уповноваженого представника).

4.14. У випадку неусунення суб’єктом звернення недоліків вхідного пакету документів, рішення у справі приймається на основі наявних документів відповідно до закону.

4.15. Після реєстрації вхідного пакету документів адміністратор відділу формує справу у паперовій та/або електронній формі, за потреби (і за можливості) здійснює її копіювання та/або сканування.

4.16. Інформацію про вчинені дії адміністратор відділу вносить до листа-проходження справи у паперовій та/або електронній формі (крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги). Лист-проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуг та залучених суб’єктів надання адміністративної послуги.

 

5. Опрацювання справи (вхідного пакета документів)

5.1. Після вчинення дій, передбачених у розділі 4 цього Регламенту у день звернення (але не пізніше наступного робочого дня) справа направляється суб’єкту надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить її опрацювання, про що робиться відмітка у описі із зазначенням часу, дати та виконавця, до якого її направлено.

5.2. Передача справ у паперовій формі суб’єктам надання адміністративних послуг здійснюється спеціально визначеною особою або адміністратором відділу через відповідального працівника суб’єкта надання адміністративних послуг в порядку, визначеному органом, що утворив відділ.

5.3. Не рідше одного разу на день, не пізніше 16.00 годин, спеціально визначена особа, або адміністратор відділу під розпис передає вхідні пакети документів відповідальним працівникам суб’єктів надання адміністративних послуг, до компетенції яких належить їх опрацювання.

5.4. Отримавши справу, суб’єкт надання адміністративної послуги зобов'язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу, прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи в опис справи та/або електронний реєстр.

5.5. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний розглянути справу та прийняти по ній рішення у строки, визначені законом та зафіксовані у технологічній картці адміністративної послуги.

5.6. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов'язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, сформувати вихідний пакет документів та передати (направити) його до відділу, про що зазначається в листі про проходження справи.

5.7. У разі, якщо в ході вирішення справи виявлено підстави для прийняття негативного (не задовільного) для суб’єкта звернення рішення, суб’єкт надання адміністративної послуги повинен врахувати, чи може отримання від суб’єкта звернення додаткових пояснень, інформації, документів позитивно вплинути на зміст цього рішення, та, відповідно, забезпечити право суб’єкта звернення на участь у процесі прийняття рішення. У будь-якому разі додаткове отримання пояснень, інформації, документів від суб’єкта звернення здійснюється лише через адміністраторів відділу.

5.8. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами відділу відповідно до розподілу обов’язків за рішенням завідуючого відділу.

5.9. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:

• своєчасно інформувати відділ про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;


• надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора відділу про хід розгляду справи.

У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор відділу невідкладно інформує про це завідуючого відділу.

 

6. Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення

6.1. Адміністратор відділу невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після надходження вихідного пакета документів, повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа про проходження справи, а також до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі).

6.2. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під розписку (у тому числі його уповноваженому представникові) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.

Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зберігається в матеріалах справи.

6.3. У разі незазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання в відділі протягом двох місяців відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку.

6.4. У разі коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор відділу реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів та передає його суб’єктові звернення.

6.5. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори і завідуючий відділу.

6.6. Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу у паперовій (копія) та/або електронній (відскановані документи) формі, зокрема копія заяви суб’єкта звернення, копія результату надання адміністративної послуги та інші документи, визначені органом, що утворив відділ, зберігається у відділі.

Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.

6.7. У разі усунення суб’єктом звернення причин, що стали підставою для відмови у наданні адміністративної послуги, замовник має право повторно подати вхідний пакет документів, необхідних для надання адміністративної послуги, у порядку, передбаченому цим Регламентом.

6.8. При повторному розгляді документів не допускається відмова у наданні адміністративної послуги з причин, раніше не зазначених у письмовому повідомленні замовнику (за винятком не усунення чи усунення не в повній мірі замовником причин, що стали підставою для попередньої відмови).

 

 

Секретар міської ради

В.В. Борисов