СЛАВУТИЦЬКА МІСЬКА РАДА КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 
Р  І  Ш  Е  Н  Н  Я
 
Про внесення змін до рішення Славутицької міської ради Київської області від 09.11.2015 № 5-2-VII «Про затвердження  структури,  загальної чисельності  виконавчих органів Славутицької міської ради та витрат на їх утримання»
 
          Розглянувши пропозиції секретаря міської ради та голови постійної комісії з питань законності та правопорядку про внесення змін до структури виконавчих органів Славутицької міської ради, керуючись ст.10, п.5 ч.1 ст.26, п.6 ч.4 ст.42, ч.1 ст.59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»,
 
м і с ь к а   р а д а
 
В И Р І Ш И Л А :
 

1. В структурі виконавчого комітету Славутицької міської ради створити структурний підрозділ «Відділ забезпечення діяльності ради» у кількості 4 штатні одиниці:

 

• Завідуючий відділу (1 штатна одиниця);
• Головний спеціаліст (1 штатна одиниця);
• Провідний спеціаліст (1штатна одиниці);
• Спеціаліст 1 категорії (1 штатна одиниця).

 
       2. Збільшити загальну чисельність працівників виконавчих органів Славутицької міської ради, затверджену рішенням Славутицької міської ради від 09.11.2015 №5-2-VI «Про затвердження структури, загальної чисельності виконавчих органів Славутицької міської ради та витрат на їх утримання» на 2
штатні одиниці: завідуючий відділу (1 штатна одиниця); головний спеціаліст (1 штатна одиниця).
            Штатні одиниці: провідний спеціаліст (1 штатна одиниця); спеціаліст 1 категорії (1 штатна одиниця) за рахунок та в межах загальної чисельності працівників виконавчого комітету Славутицької міської ради.
 
3. Затвердити Положення про відділ забезпечення діяльності ради виконавчого комітету Славутицької міської ради (додається).
 

Міський голова

Ю.К. Фомічев

 
___________________
№ ________________

ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення Славутицької міської ради
                                                      _____________№_____________
 
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ забезпечення діяльності ради виконавчого комітету Славутицької міської ради
 
1.    Загальні положення
1.1. Відділ забезпечення діяльності ради виконавчого комітету Славутицької міської ради (далі – відділ) є структурним підрозділом виконавчого комітету Славутицької міської ради, утвореним для організаційного, інформаційного, правового, аналітичного, методичного, технічного та іншого забезпечення діяльності міської ради, як представницького органу місцевого самоврядування, її депутатського складу, постійних та інших комісій ради, депутатських груп і фракцій.
1.2.      Відділ є підзвітним і підконтрольним міській раді, підпорядкований її виконавчому комітету, міському голові та безпосередньо секретарю міської ради.
1.3. У своїй діяльності відділ керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, рішеннями Київської обласної ради, розпорядженнями голови Київської обласної державної адміністрації, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Кодексом етики, честі, порядності, добросовісного та ефективного управління Славутицької територіальної громади, Статутом територіальної громади м. Славутича, цим Положенням та відповідними документами системи управління якістю.
1.4. Положення про відділ затверджується Славутицькою міською радою за поданням завідуючого відділу та погодженням секретаря міської ради.
1.5. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться відповідним рішенням Славутицької міської ради.
1.6. Це Положення набирає чинності з моменту прийняття Славутицькою міською радою відповідного рішення.
 
2.  Основні завдання відділу
2.1. Створення умов для реалізації міською радою, депутатами, постійними комісіями, тимчасовими контрольними комісіями, депутатськими групами і фракціями своїх прав та виконання ними своїх функціональних обов’язків;
2.2. Організаційне супроводження сесій міської ради, зокрема, проведення її пленарних засідань та робота у постійних комісіях, координація підготовки, ведення і зберігання офіційної документації та інших матеріалів міської ради;
2.3. Експертне, правове, інформаційно-аналітичне та методичне забезпечення діяльності міської ради як представницького органу місцевого самоврядування, її депутатського складу, постійних комісій, депутатських груп і фракцій;
2.4.   Процесуальне забезпечення взаємодії міської ради з її виконавчими органами, органами державної влади, іншими органами місцевого самоврядування, з громадськістю, об’єднаннями громадян, органами самоорганізації населення тощо.
2.5.   Висвітлення питань роботи міської ради, депутатів міської ради, постійних комісій, депутатських груп та фракцій, їх позиції з актуальних питань перед територіальною громадою міста;
2.6.   Налагодження та впровадження взаємовигідної співпраці з органами місцевого самоврядування і депутатським корпусом інших міст в Україні та поза її межами, а також міжнародними організаціями.
2.7.   Здійснення інших завдань, покладених на відділ відповідно до чинного законодавства України.
 
3. Функції відділу
3.1.    Готує розпорядження міського голови щодо скликання сесії міської ради;
3.2.    Готує та подає на опублікування оголошення про скликання сесії міської ради;
3.3.    Інформує депутатів міської ради щодо дати, часу та місця проведення сесії міської ради;
3.4.    Спільно з головами постійних комісій розробляє графік засідань постійних комісій міської ради (перед кожним пленарним засіданням міської ради) та доводить його до відома депутатів, заступників міського голови та структурних підрозділів міської ради, її виконавчого комітету, питання яких включені до проекту порядку денного сесії;
3.5.    Інформує секретаря міської ради щодо можливості проведення сесії у правомочному складі, а також доповідає йому щодо причин, які унеможливлюють присутність депутатів на пленарному засіданні;
3.6.    Здійснює прийом проектів рішень міської ради та документів, що долучаються до них від структурних підрозділів міської ради та її виконавчого комітету, депутатів та інших виконавців;
3.7.    Забезпечує дотримання регламенту та інших вимог щодо оформлення та проходження документів, які подаються на розгляд міської ради;
3.8.    Координує роботу, пов’язану з підготовкою проектів рішень міської ради;
3.9.    Визначає черговість формування матеріалів для розгляду на сесії;
3.10.  Формує проекти порядку денного сесій міської ради;
3.11.  Здійснює нумерування копій проектів рішень міської ради та формування сесійних матеріалів відповідно до проекту порядку денного, реєструє проекти рішень, веде їх облік;
3.12.  Готує проект регламенту роботи пленарних засідань міської ради;
3.13.  Забезпечує своєчасне доведення сесійних матеріалів до депутатів міської ради (в тому числі в електронному вигляді);
3.14.  Узагальнює пропозиції та рекомендації постійних комісій щодо сесійних матеріалів та доводить дану інформацію до секретаря міської ради;
3.15.  Перед початком роботи сесії здійснює реєстрацію депутатів міської ради;
3.16.  За необхідністю забезпечує надання депутатам додаткових матеріалів, необхідних при розгляді окремих питань;
3.17.  Напередодні сесії та перед її початком здійснює системне адміністрування програмного та технічного забезпечення електронної системи голосування «Голос», яка встановлена в залі засідань міської ради;
3.18.  Здійснює ведення електронного запису сесії, подальше його збереження та архівування;
3.19.  Формує для міського голови та секретаря міської ради проекти рішень в електронному вигляді для перегляду їх на сесії;
3.20.  Інформує секретаря міської ради щодо присутності на пленарному засіданні депутатів міської ради, що входять до складу лічильної комісії;
3.21.  Готує листи до виконавчих органів, постійних комісій міської ради щодо їх пропозицій до плану роботи міської ради та здійснює аналіз їх відповідей;
3.22. У встановленому порядку бере участь у розгляді звернень громадян, підприємств, установ, організацій, відповідно до компетенції відділу, робить висновки щодо них, у разі необхідності, готує проекти відповідей;
3.23.  Вносить пропозиції секретарю міської ради щодо плану роботи та готує проект рішення міської ради про план роботи міської ради на наступний рік;
3.24.  Доводить рішення міської ради про план роботи міської ради до виконавчих органів міської ради, постійних комісій та забезпечує контроль за його виконанням;
3.25.  В кінці поточного року здійснює аналіз щодо виконання плану роботи міської ради та разом з підготовкою плану роботи міської ради на наступний рік готує проект звіту щодо його виконання.
3.26.  Сприяє підготовці проектів рішень міської ради, ініційованих депутатами, постійними комісіями, депутатськими групами та фракціями, представниками громадськості;
3.27.  Забезпечує оприлюднення та опублікування рішень міської ради, внесення на обговорення проектів рішень міської ради;
3.28.  Забезпечує контроль за відповідністю тексту рішення, що подається на підпис головуючому, тексту рішення, проголосованому на пленарному засіданні.
3.29.  Організовує контроль за виконанням рішень міської ради та інших нормативно-правових актів міської ради, за реалізацією протокольних доручень, висловлених на пленарних засіданнях міської ради,  а також контроль за станом розгляду депутатських запитів, звернень та запитань;
3.30.  Організовує та контролює візування проектів рішень міської ради;
3.31.  Веде реєстр вхідної і вихідної кореспонденції відділу;
 3.32. Відповідно до доручень керівництва передає вхідну кореспонденцію виконавцю та здійснює контроль за їх виконанням;
3.33.  Організовує ведення реєстру депутатських запитів, запитань та звернень, оформлених у встановленому порядку, інформує про результати  їх розгляду;
3.34.  Здійснює організаційне, інформаційне та методичне забезпечення діяльності депутатського корпусу;
3.35.  Сприяє депутатам міської ради, помічникам-консультантам депутатів, депутатським фракціям та групам у здійсненні їх повноважень;
3.36.  Сприяє у здійсненні та реалізації діяльності постійних та інших комісій міської ради, сприяє організації виконання їх рекомендацій;
3.37.  Веде облік помічників-консультантів депутатів міської ради та забезпечує виготовлення посвідчень помічників-консультантів депутатів міської ради;
3.38.  Сприяє депутатам міської ради у підготовці звернень, запитів та інших поточних документів;
3.39.  Готує організаційно-методичні, інструктивні та інші матеріали для проведення заходів, пов’язаних з підвищенням фахового рівня депутатів міської ради;
3.40.  Готує пропозиції щодо вдосконалення правотворчої діяльності міської ради;
3.41.  Забезпечує сприяння депутатам міської ради в організації проведення прийому громадян у виборчих округах «Депутатських днів» та узагальнює інформацію за підсумками їх проведення;
3.42.  Надає допомогу в організації та здійсненні підготовки рішень по депутатських запитах;
3.43.  Організовує всебічне сприяння депутатам міської ради у виконанні отриманих ними доручень виборців;
3.44.  Аналізує участь депутатів міської ради у роботі пленарних засідань та засідань постійних комісій;
3.45.  Допомагає депутатам міської ради у підбірці необхідної літератури та періодичної преси, необхідних для здійснення депутатської діяльності;
3.46.  Допомагає головам постійних комісій у формуванні порядків денних засідань комісій, підготовці рекомендацій, висновків та звітів про роботу постійних комісій;
3.47.  Забезпечує членів постійних комісій необхідними матеріалами щодо розгляду питань порядку денного засідань постійних комісій;
3.48.  Забезпечує участь доповідачів та відповідальних осіб в засіданнях постійних комісій;
3.49.  Доводить до виконавців проектів рішень висновки та рекомендації постійних комісій з розглянутих ними питань;
3.50.  Формує папки з рішеннями міської ради, які знаходяться на контролі постійних комісій (по кожній комісії окремо).
3.51.  Здійснює роботу по контролю за виконанням рішень міської ради, вносить пропозиції постійним комісіям з даного питання та організовує підготовку проектів рішень міської ради щодо зняття з контролю рішень міської ради;
3.52.  Організовує доопрацювання прийнятих міською радою рішень міської ради;
3.53.  Забезпечує ведення нумерації рішень міської ради;
3.54.  Перевіряє відповідність копій рішень та витягів з рішень міської ради, а також витягів з протоколів пленарних засідань міської ради з їх оригіналами та здійснює їх засвідчення;
3.55.  Доводить рішення міської ради до виконавців;
3.56.  Опрацьовує критичні зауваження та пропозиції, висловлені депутатами під час пленарних засідань міської ради, доводить їх до виконавців та здійснює контроль за їх реалізацією;
3.57.  Здійснює ведення електронного документообороту матеріалів міської ради в системі «АСКОД»;
3.58.  Готує відповіді на листи і звернення щодо надання копій рішень міської ради, витягів з них, витягів з протоколів сесій міської ради, засідань постійних комісій, за наслідками розгляду питань на сесіях міської ради, засіданнях постійних комісій та щодо прийняття окремих рішень;
3.59.  Забезпечує ведення протоколів пленарних засідань міської ради та їх оформлення;
3.60.  Формує комплекти копій протоколів та рішень міської ради для надання виконавчому комітету міської ради та прокуратурі міста, а також необхідні копії документів для вищестоящих органів;
3.61.  Веде статистичну звітність з питань, що належать до компетенції відділу;
3.62.  Веде облік місцевих ініціатив, що надходять до міської ради;
3.63.  Оформляє посвідчення та облікові картки депутатів міської ради, веде їх облік та організовує списання;
3.64.  Готує до видачі та організовує списання нагрудних знаків для депутатів міської ради;
3.65.  Формує номенклатуру справ відділу та документи у справи для передачі на зберігання до архівного відділу виконавчого комітету Славутицької міської ради;
3.66.  Здійснює підготовку, збереження та облік видачі бланків міської ради, рішень та витягів з рішень міської ради;
3.67.  Здійснює збереження оригіналів рішень та документів, що долучаються до них, протоколів пленарних засідань міської ради протягом терміну, визначеного чинним законодавством України, після спливу яких передає документи на подальше збереження до архівного відділу виконавчого комітету Славутицької міської ради;
3.68.  Здійснює збереження книг з протоколами засідань постійних комісій міської ради, які по завершенню повноважень ради разом з картками обліку депутатів міської ради передаються на зберігання до архіву;
3.69.  Забезпечує формування, публікацію та підтримку в актуальному стані матеріалів, які відносяться до компетенції відділу на внутрішньому порталі і зовнішньому сайті міської ради;
3.70.  Здійснює контроль щодо забезпечення роботи автоматизованої системи голосування «Голос», а також перевірку проектів рішень та інших матеріалів, які вводяться в електронну базу даних автоматизованої системи голосування «Голос».
3.71.  Здійснює моніторинг чинного законодавства України стосовно питань місцевого значення, готує висновки та пропозиції щодо необхідності врегулювання певного питання на місцевому рівні, внесення змін до нормативних актів міської ради;
3.72.  Здійснює за дорученням секретаря міської ради правовий аналіз питань в межах компетенції відділу;
3.73.  Здійснює підготовку за дорученням секретаря міської ради або начальника відділу аналітичних висновків, відповідей, пропозицій щодо питань діяльності міської ради, необхідності врегулювання певного питання на місцевому рівні, внесення відповідних змін до рішень міської ради;
3.74.  Сприяє відкритості та прозорості у діяльності міської ради, забезпечує налагодження взаємодії та співпраці міської ради з громадськістю;
3.75.  Сприяє у налагодженні контактів з іншими органами місцевого самоврядування в Україні та за кордоном, сприяє організації міжнародних і всеукраїнських конференцій, семінарів, симпозіумів з проблем місцевого самоврядування;
3.76.  Здійснює зв’язки із засобами масової інформації та сприяє їм у висвітленні питань роботи міської ради, депутатів міської ради, постійних комісій, депутатських груп і фракцій;
3.77.  Висвітлює позиції секретаря та депутатів міської ради, депутатських комісій, фракцій з актуальних суспільно-політичних і соціально-економічних питань, інформує населення щодо поточної роботи, прийнятих рішень міської ради, висновків, рекомендацій постійних комісій, депутатських груп та інших документів;
3.78.  Організовує співробітництво з органами місцевого самоврядування та депутатським корпусом міст-партнерів м. Славутича, інших міст в Україні та поза її межами;
3.79.  Налагоджує співпрацю з міжнародними організаціями, іншими іноземними суб’єктами з питань організації роботи міської ради і депутатського корпусу, врегульовує актуальні проблеми територіальної громади.
3.80.  Здійснює вивчення та аналіз діяльності представницьких органів місцевого самоврядування в інших містах, готує висновки та пропозиції щодо можливості запозичення позитивного досвіду;
3.81.  Акумулює ініціативи професійних, аналітичних, наукових, інших громадських організацій стосовно вирішення питань місцевого значення;
3.82.  Сприяє залученню експертів з громадських організацій, науковців, інших спеціалістів до надання фахових висновків з питань діяльності міської ради, підготовки або подання пропозицій до проектів рішень;
3.83.  Організовує прес-конференції депутатів міської ради, голів постійних комісій, депутатських груп та фракцій;
3.84.  Висвітлює результати проведення громадських слухань, роботи громадських колегій, інших дорадчо-консультативних органів при міській раді;
3.85.  Вивчає громадську думку за допомогою систематичних соціологічних опитувань з метою адекватної реакції на потреби мешканців міста;
3.86.  Координує діяльність міської ради, депутатського корпусу у сфері зовнішніх відносин, надає їм методичну та організаційну допомогу у здійсненні закордонних зв'язків;
3.87.  Забезпечує організаційне та протокольне обслуговування зовнішніх зв'язків міської ради, депутатського корпусу, координує роботу з іноземними представниками і делегаціями;
3.88.  Готує офіційні візити депутатів міської ради, представників постійних комісій, фракцій за кордон, вирішує організаційні питання, пов'язані з візитами та складає і узгоджує програми перебування;
3.89.  Аналізує та опрацьовує інформацію, що надходить міській раді, депутатам міської ради, постійним комісіям іноземною мовою;
3.90.  Здійснює постійні контакти з міжнародними організаціями (урядовими та неурядовими), дипломатичними і консульськими установами з метою подальшого розвитку міжнародного співробітництва та участі у міжнародних програмах.
3.91.  Виконує інші функції відповідно до поставлених завдань.
3.92. Виконує вимоги документації системи управління якістю у межах своєї компетенції.
 
4.  Права відділу
 
4.1.    Одержувати у встановленому порядку від посадових осіб Славутицької міської ради та її виконавчого комітету, інших органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, інформацію, документи, довідки, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань;
4.2. Вносити на розгляд проекти рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, доповідні записки з питань, що належать до компетенції відділу.     
4.3.    Залучати за узгодженням з керівниками структурних підрозділів Славутицької міської ради та її виконавчого комітету спеціалістів для вирішення питань, пов’язаних з виконанням покладених на відділ завдань;
4.4.    Брати участь у пленарних засіданнях сесій міської ради, засіданнях постійних комісій міської ради та виконавчого комітету, нарадах, комісіях, робочих групах, утворених міською радою, її виконавчими органами, міським головою.
4.5.    Скликати у встановленому порядку наради з питань, які належать до його компетенції.
4.6. Вносити міському голові пропозиції з питань удосконалення роботи відділу.
 
5. Організація роботи відділу:
 

1. Структура, чисельність працівників відділу визначаються штатним розписом виконавчого комітету Славутицької міської ради, в межах граничної чисельності, фонду оплати праці працівників і видатків на утримання виконавчого комітету, затверджених рішенням міської ради.

          Відділ безпосередньо підпорядкований секретарю міської ради.
          5.2. Ліквідація і реорганізація відділу здійснюється Славутицькою міською радою відповідно до вимог чинного законодавства України.

1. Відділ очолює завідуючий відділу.

У разі відсутності завідуючого відділу, його обов’язки покладаються на головного спеціаліста відділу за погодженням з секретарем міської ради.

1. Завідуючий відділу призначається на посаду та звільняється з посади міським головою за поданням секретаря міської ради, у порядку, визначеному законодавством України.
2. Працівники відділу призначаються на посади та звільняються з посад міським головою за поданням завідуючого відділу та погодженням секретаря міської ради у порядку, визначеному законодавством України.
3. Службові обов'язки працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою за поданням завідуючого відділу.
4. Робота відділу здійснюється на основі планів роботи міської ради, виконавчого комітету, доручень міського голови, секретаря міської ради, завдань та функцій відділу.
5. Відділ взаємодіє з іншими структурними підрозділами міської ради та її виконавчого комітету.
6. Виконавчий комітет створює умови для нормальної роботи і підвищення кваліфікації працівників відділу.
7. Діловодство відділу ведеться згідно з номенклатурою справ відділу, яка затверджується міським головою.

        

1. Завідуючий відділу

 

1.  Здійснює керівництво діяльністю та організовує роботу відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і функцій, забезпечує виконання планів роботи відділу та виконавчого комітету з питань, що стосуються компетенції відділу, доручень міського голови, секретаря ради та іншого керівництва.
2.  Вносить на затвердження міському голові посадові інструкції працівників відділу. Розподіляє обов’язки між працівниками відділу, забезпечує дотримання ними правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавчої дисципліни. Приймає рішення з питань, що належать до сфери діяльності відділу.
3.  У встановленому порядку вносить пропозиції про призначення, переміщення та звільнення працівників відділу, їх заохочення та накладення стягнення, погоджує надання їм відпусток.
4.  Координує у встановленому порядку роботу відділу з відділами та іншими структурними підрозділами Славутицької міської ради та її виконавчого комітету.
5.  Розробляє та виносить на розгляд проекти рішень міської ради та виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, пропозиції та доповідні записки з питань, що належать до компетенції відділу.
6. Присутній на засіданнях міської ради та виконавчого комітету, бере участь у засіданнях консультативних, дорадчих та інших органів ради виконавчого комітету, нарадах, семінарах.
7.  Перевіряє на відповідність чинному законодавству, підписує і візує акти органів місцевого самоврядування та документи в межах своєї компетенції.
8.  Завідуючий відділу повинен мати:

- громадянство України;
- повну вищу освіту відповідного професійного спрямування за освітньо- кваліфікаційним рівнем спеціаліста (магістра);
- стаж роботи за фахом на державній службі (службі в органах місцевого самоврядування) не менше 3 років або стаж роботи за фахом в інших сферах на керівних посадах не менше 4 років.