ПРОЄКТ РІШЕННЯ № 26
Р І Ш Е Н Н Я
Про внесення змін до рішення Славутицької міської ради Київської області від 09.11.2015 № 5-2-VII «Про затвердження структури, загальної чисельності виконавчих органів Славутицької міської ради та витрат на їх утримання»
Розглянувши пропозиції секретаря міської ради та голови постійної комісії з питань законності та правопорядку про внесення змін до структури виконавчих органів Славутицької міської ради, керуючись ст.10, п.5 ч.1 ст.26, п.6 ч.4 ст.42, ч.1 ст.59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»,
м і с ь к а р а д а
В И Р І Ш И Л А :
до рішення Славутицької міської ради
____________№_____________
ПОЛОЖЕННЯ
про Секретаріат Славутицької міської ради
1. Загальні положення.
1.1. Секретаріат Славутицької міської ради (надалі – Секретаріат) є виконавчим органом Славутицької міської ради (надалі – Рада), утвореним для організаційного, інформаційного, правового, аналітичного, методичного, технічного та іншого забезпечення діяльності Ради як представницького органу місцевого самоврядування, її депутатського складу, постійних та інших комісій Ради, депутатських груп і фракцій.
1.2. Секретаріат Славутицької міської ради є самостійним підрозділом Ради, який підзвітний і підконтрольний міській раді, міському голові та секретарю міської ради.
1.3. Секретаріат утворюється міською радою. Його структура і чисельність, витрати на утримання встановлюються міською радою за поданням секретаря міської ради.
1.4. Секретаріат міської ради працює безпосередньо під керівництвом секретаря міської ради.
1.5. У своїй діяльності Секретаріат керується Конституцією України, Законами України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про статус депутатів місцевих рад”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”, іншими законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, рішеннями міської ради, розпорядженнями міського голови, Регламентом Славутицької міської ради, цим Положенням.
1.6. Діяльність Секретаріату здійснюється на підставі перспективних та поточних планів роботи міської ради, постійних комісій ради.
2. Основні завдання та функції.
2.1. Основними завданнями Секретаріату є:
2.1.1. Створення умов для реалізації Радою, депутатами, постійними комісіями, тимчасовими контрольними комісіями, депутатськими групами і фракціями своїх прав та виконання ними своїх функціональних обов’язків;
2.1.2. Організаційне супроводження сесій Ради, зокрема проведення її пленарних засідань та робота у постійних комісіях, координація підготовки, ведення і зберігання офіційної документації та інших матеріалів Ради;
2.1.3. Експертне, правове, інформаційно-аналітичне та методичне забезпечення діяльності Ради як представницького органу місцевого самоврядування, її депутатського складу, постійних комісій, депутатських груп і фракцій;
2.1.4. Процесуальне забезпечення взаємодії Ради з її виконавчими органами, органами державної влади та управління, іншими органами місцевого самоврядування, з громадськістю, об’єднаннями громадян, органами самоорганізації населення тощо.
2.1.5. Висвітлення питань роботи Ради, депутатів Ради, постійних комісій, депутатських груп та фракцій, їх позиції з актуальних питань перед територіальною громадою міста;
2.1.6. Налагодження та впровадження взаємовигідної співпраці з органами місцевого самоврядування і депутатським корпусом інших міст в Україні та поза її межами, а також міжнародними організаціями.
2.1.7 Здійснення інших завдань, покладених на Секретаріат ради відповідно до чинного законодавства.
2.4. Відповідно до покладених на нього завдань Секретаріат ради реалізує наступні функції:
2.4.1. Готує розпорядження міського голови щодо скликання сесії міської ради;
2.4.2. Готує та подає на опублікування оголошення про скликання сесії міської ради;
2.4.3. Інформує депутатів міської ради щодо дати, часу та місця проведення сесії міської ради;
2.4.4. Спільно з головами постійних комісій розробляє графік засідань постійних комісій міської ради (перед кожним пленарним засіданням міської ради) та доводить його до відома депутатів, заступників міського голови та структурних підрозділів міської ради, питання яких включені до проекту порядку денного сесії;
2.4.5. Інформує секретаря міської ради щодо можливості проведення сесії у правомочному складі, а також доповідає йому щодо причин, які унеможливлюють присутність депутатів на пленарному засіданні;
2.4.6. Здійснює прийом проектів рішень міської ради та документів, що долучаються до них від структурних підрозділів міської ради, депутатів та інших виконавців;
2.4.7. Забезпечує дотримання регламенту та інших вимог щодо оформлення та проходження документів, які подаються на розгляд Ради;
2.4.8. Координує роботу, пов’язану з підготовкою проектів рішень Ради;
2.4.9. Визначає черговість формування матеріалів для розгляду на сесії;
2.4.10. Формує проекти порядку денного сесій міської ради;
2.4.11. Здійснює нумерування копій проектів рішень міської ради та формування сесійних матеріалів відповідно до проекту порядку денного, реєструє проекти рішень, веде їх облік;
2.4.12. Готує проект регламенту роботи пленарних засідань міської ради;
2.4.13. Забезпечує своєчасне доведення сесійних матеріалів до депутатів міської ради (в тому числі в електронному вигляді);
2.4.14. Узагальнює пропозиції та рекомендації постійних комісій щодо сесійних матеріалів та доводить дану інформацію до секретаря міської ради;
2.4.15. Перед початком роботи сесії здійснює реєстрацію депутатів міської ради;
2.4.16. За необхідністю забезпечує надання депутатам додаткових матеріалів, необхідних при розгляді окремих питань;
2.4.17. Напередодні сесії та перед її початком здійснює системне адміністрування програмного та технічного забезпечення електронної системи голосування «Голос», яка встановлена в залі засідань міської ради;
2.4.18. Здійснює ведення електронного запису сесії, подальше його збереження та архівування;
2.4.19. Формує для міського голови та секретаря міської ради проекти рішень в електронному варіанті для перегляду їх на сесії;
2.4.20. Інформує секретаря міської ради щодо присутності на пленарному засіданні депутатів міської ради, що входять до складу лічильної комісії;
2.4.21. Готує листи до виконавчих органів, постійних комісій міської ради щодо їх пропозицій до плану роботи міської ради та здійснює аналіз їх відповідей;
2.4.22. Вносить пропозиції секретарю міської ради щодо плану роботи та готує проект рішення міської ради про план роботи міської ради на наступний рік;
2.4.23. Доводить рішення міської ради про план роботи міської ради до виконавчих органів, постійних комісій та забезпечує контроль за його виконанням;
2.4.24. В кінці поточного року здійснює аналіз щодо виконання плану роботи міської ради та разом з підготовкою плану роботи міської ради на наступний рік готує проект звіту щодо його виконання.
2.4.25. Сприяє підготовці проектів рішень Ради, ініційованих депутатами, постійними комісіями, депутатськими групами та фракціями, представниками громадськості; забезпечує проведення їх правової експертизи;
2.4.26. Забезпечує оприлюднення та опублікування рішень Ради, внесення на обговорення проектів рішень Ради;
2.4.27. Забезпечує контроль за відповідністю тексту рішення, що подається на підпис головуючому, тексту рішення, проголосованому на пленарному засіданні.
2.4.28. Організовує контроль за виконанням рішень Ради та інших нормативно-правових актів Ради, за реалізацією протокольних доручень, висловлених на пленарних засіданнях міської ради, а також контроль за станом розгляду депутатських запитів, звернень та запитань;
2.4.29. Організовує та контролює візування проектів рішень Ради;
2.4.30. Веде реєстр вхідної і вихідної кореспонденції Секретаріату;
2.4.31. Супроводжує та опрацьовує звернення громадян, об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності щодо діяльності Ради;
2.4.32. Відповідно до резолюцій секретаря Ради чи керівника Секретаріату передає вхідну кореспонденцію виконавцю та контролює дотримання останнім резолюції керівництва;
2.4.33. Організовує ведення реєстру депутатських запитів, запитань та звернень, оформлених у встановленому порядку, інформує про результати розгляду депутатських запитів, запитань та звернень;
2.4.34. Здійснює організаційне, інформаційне та методичне забезпечення діяльності депутатського корпусу;
2.4.35. Сприяє депутатам Ради, помічникам-консультантам депутатів, депутатським фракціям та групам у здійсненні їх повноважень;
2.4.36. Сприяє у здійсненні та реалізації діяльності постійних та інших комісій Ради, сприяє організації виконання їх рекомендацій;
2.4.37. Веде облік помічників-консультантів депутатів Ради та забезпечує виготовлення посвідчень помічників-консультантів депутатів Ради;
2.4.38. Сприяє депутатам міської ради в підготовці звернень, запитів та інших поточних документів;
2.4.39. Готує організаційно-методичні, інструктивні та інші матеріали для проведення заходів, пов’язаних з підвищенням фахового рівня депутатів міської ради;
2.4.40. Готує пропозиції щодо вдосконалення правотворчої діяльності міської ради;
2.4.41. Забезпечує сприяння депутатам міської ради в організації проведення прийому громадян у виборчих округах «Депутатських днів» та узагальнює інформацію за підсумками їх проведення;
2.4.42. Надає допомогу в організації та здійсненні підготовки рішень по депутатських запитах;
2.4.43. Організовує всебічне сприяння депутатам міської ради у виконанні отриманих ними доручень виборців;
2.4.44. Аналізує участь депутатів міської ради у роботі пленарних засідань та засідань постійних комісій;
2.4.45. Допомагає депутатам міської ради в підбірці небхідної літератури та періодичної преси, необхідних для депутатської діяльності;
2.4.46. Допомагає головам постійних комісій у формуванні порядків денних засідань комісій, підготовці рекомендацій, висновків та звітів про роботу постійних комісій;
2.4.47. Забезпечує членів постійних комісій необхідними матеріалами щодо розгляду питань порядку денного засідань постійних комісій;
2.4.48. Забезпечує участь доповідачів та відповідальних осіб в засіданнях постійних комісій;
2.4.49. Доводить до виконавців проектів рішень висновки та рекомендації постійних комісій з розглянутих ними питань;
2.4.50. Формує папки з рішеннями міської ради, які знаходяться на контролі постійних комісій (по кожній комісії окремо).
2.4.51. Здійснює роботу по контролю за виконанням рішень міської ради, вносить пропозиції постійним комісіям з даного питання та організовує підготовку проектів рішень міської ради щодо зняття з контролю рішень міської ради;
2.4.52. Організовує доопрацювання прийнятих міською радою рішень міської ради;
2.4.53. Забезпечує ведення нумерації рішень міської ради;
2.4.54. Перевіряє відповідність копій рішень та витягів з рішень міської ради, а також витягів з протоколів пленарних засідань міської ради з їх оригіналами та здійснює їх засвідчення;
2.4.55. Доводить рішення міської ради до виконавців;
2.4.56. Опрацьовує критичні зауваження та пропозиції, висловлені депутатами під час пленарних засідань міської ради, доводить їх до виконавців та здійснює контроль за їх реалізацією;
2.4.57. Здійснює ведення електронного документообороту матеріалів міської ради в системі «АСКОД»;
2.4.58. Готує відповіді на листи і звернення щодо надання копій рішень міської ради, витягів з них, витягів з протоколів сесій міської ради, засідань постійних комісій, за наслідками розгляду питань на сесіях міської ради, засіданнях постійних комісій та щодо прийняття окремих рішень;
2.4.59. Забезпечує ведення протоколів пленарних засідань міської ради та їх оформлення;
2.4.60. Формує комплекти копій протоколів та рішень міської ради для надання виконавчому комітету міської ради та прокуратурі міста, а також необхідні копії документів для вищестоящих органів;
2.4.61. Веде статистичну звітність з питань, що належать до компетенції Секретаріату ради;
2.4.62. Веде облік місцевих ініціатив, що надходять до міської ради;
2.4.63. Оформляє посвідчення та облікові картки депутатів міської ради, веде їх облік та організовує списання;
2.4.64. Готує до видачі та організовує списання нагрудних знаків для депутатів міської ради;
2.4.65. Формує номенклатуру справ секретаріату ради та документи у справи для передачі на зберігання в архівний відділ міської ради;
2.4.66. Здійснює підготовку, збереження та облік видачі бланків міської ради, рішень та витягів з рішень міської ради;
2.4.67. Здійснює збереження оригіналів рішень та документів, що долучаються до них, протоколів пленарних засідань міської ради протягом 5 років, після спливу яких передає документи на подальше збереження до архівного відділу міської ради;
2.4.68. Здійснює збереження книг з протоколами засідань постійних комісій міської ради, які по завершенню повноважень ради разом з картками обліку депутатів міської ради передаються на зберігання в архівний відділ міської ради;
2.4.69. Забезпечує формування, публікацію та підтримку в актуальному стані матеріалів, які відносяться до компетенції Секретаріату ради на внутрішньому порталі і зовнішньому сайті міської ради;
2.4.70. Здійснює контроль щодо забезпечення роботи автоматизованої системи голосування «Голос», а також перевірку проектів рішень та інших матеріалів, які вводяться в електронну базу даних автоматизованої системи голосування «Голос».
2.4.71. Здійснює моніторинг чинного законодавства України стосовно питань місцевого значення, готує висновки та пропозиції щодо необхідності врегулювання певного питання на місцевому рівні, внесення змін до нормативних актів Ради;
2.4.72. Здійснює за дорученням секретаря Ради правову експертизу проектів рішень та інших документів, підготовлених виконавчими органами Ради;
2.4.73. Здійснює підготовку за дорученням секретаря Ради чи керівника Секретаріату аналітичних висновків, відповідей, пропозицій щодо питань діяльності Ради, необхідності врегулювання певного питання на місцевому рівні, внесення змін до нормативних актів Ради;
2.4.74. Сприяє відкритості та прозорості у діяльності Ради, забезпечує налагодження взаємодії та співпраці Ради з громадськістю;
2.4.75. Сприяє у налагодженні контактів з іншими органами місцевого самоврядування в Україні та за кордоном, сприяє організації міжнародних і всеукраїнських конференцій, семінарів, симпозіумів з проблем місцевого самоврядування;
2.4.76. Здійснює зв’язки із засобами масової інформації та сприяє їм у висвітленні питань роботи Ради, депутатів Ради, постійних комісій, депутатських груп і фракцій;
2.4.77. Висвітлює позиції секретаря та депутатів Ради, депутатських комісій, фракцій з актуальних суспільно-політичних і соціально-економічних питань, інформує населення щодо поточної роботи, прийнятих рішень міської ради, висновків, рекомендацій постійних комісій, депутатських груп та інших документів;
2.4.78. Організовує співробітництво з органами місцевого самоврядування та депутатським корпусом міст-партнерів м.Славутича, інших міст в Україні та поза її межами;
2.4.79. Налагоджує співпрацю з міжнародними організаціями, іншими іноземними суб’єктами з питань організації роботи Ради і депутатського корпусу, врегульовує актуальні проблеми територіальної громади.
2.4.80. Здійснює вивчення та аналіз діяльності представницьких органів місцевого самоврядування в інших містах, підготовка висновків та пропозицій щодо можливості запозичення позитивного досвіду;
2.4.81. Акумулює ініціативи професійних, аналітичних, наукових, інших громадських організацій стосовно вирішення питань місцевого значення;
2.4.82. Сприяє залученню експертів з громадських організацій, науковців, інших спеціалістів до надання фахових висновків з питань діяльності Ради, підготовки або подання пропозицій до проектів рішень;
2.4.83. Організовує прес-конференції депутатів Ради, керівників постійних комісій, депутатських груп та фракцій;
2.4.84. Висвітлює результати проведення громадських слухань, роботи громадських колегій, інших дорадчо-консультативних органів при Раді;
2.4.85. Вивчає громадську думку за допомогою систематичних соціологічних опитувань з метою адекватної реакції на потреби мешканців міста;
2.4.86. Координує діяльність Ради, депутатського корпусу у сфері зовнішніх відносин, надає їм методичну та організаційну допомогу у здійсненні закордонних зв'язків;
2.4.87. Забезпечує організаційне та протокольне обслуговування зовнішніх зв'язків Ради, депутатського корпусу, координує роботу з іноземними представниками і делегаціями;
2.4.88. Готує офіційні візити депутатів Ради, представників постійних комісій, фракцій за кордон, вирішує організаційні питання, пов'язані з візитами та складає і узгоджує програми перебування;
2.4.89. Аналізує та опрацьовує інформацію, що надходить Раді, депутатам Ради, постійним комісіям іноземною мовою;
2.4.90. Здійснює постійні контакти з міжнародними організаціями (урядовими та неурядовими), дипломатичними і консульськими установами з метою подальшого розвитку міжнародного співробітництва та участі у міжнародних програмах.
2.4.91. Виконує інші функції відповідно до поставлених завдань.
3. Права та обов’язки Секретаріату.
3.1. При здійсненні повноважень Секретаріат ради зобов’язаний:
3.1.1. Забезпечити виконання норм діючого законодавства України.
3.1.2. Не допускати в своїй діяльності порушення вимог антикорупційного законодавства.
3.2. При здійсненні повноважень Секретаріат ради має право:
3.2.1. Одержувати у встановленому порядку від виконавчих органів міської ради, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, інформацію, документи, довідки, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на Секретаріат ради завдань;
3.2.2. Інформувати міського голову або секретаря міської ради у разі покладання на секретаріат ради виконання роботи, що не відноситься до функцій секретаріату ради чи виходить за його межі, а також у випадках, коли відповідні виконавчі органи міської ради чи посадові особи не надають документи, інші матеріали, необхідні для вирішення покладених задач з метою вжиття відповідних заходів;
3.2.3. Залучати за узгодженням з керівником виконавчого органу міської ради відповідних спеціалістів для підготовки нормативних і інших документів, а також для розробки і здійснення заходів, які проводяться Секретаріатом ради відповідно до покладених на нього завдань;
3.2.4. Брати участь у пленарних засіданнях сесій міської ради, засіданнях постійних комісій міської ради та виконавчого комітету, нарадах, комісіях, робочих групах, утворених міською радою, її виконавчими органами, міським головою.
3.2.5. Залучати за дорученням постійних комісій та секретаря Ради спеціалістів органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до компетенції Ради;
3.2.6. Здійснювати контроль, забезпечувати реалізацію повноважень, проводити аналітичну роботу з питань, що належать до його компетенції;
3.2.4. Скликати у встановленому порядку наради з питань, які належать до його компетенції.
4. Система взаємодії
4.1 Секретаріат ради при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з органами виконавчої влади, департаментами, управліннями, відділами та іншими виконавчими органами Славутицької міської ради, депутатами, постійними комісіями, тимчасовими контрольними комісіями та іншими органами, утвореними міською радою, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, об’єднаннями громадян.
5. Структура та організація роботи Секретаріату
5.1. Секретар ради безпосередньо координує та керує роботою Секретаріату.
5.2. Секретаріат очолює начальник відділу (керівник Секретаріату), який призначається на посаду і звільняється з посади розпорядженням міського голови за поданням секретаря ради.
5.3. Керівник Секретаріату:
5.3.1. Організовує роботу Секретаріату і несе персональну відповідальність за виконання покладених на Секретаріат завдань;
5.3.2. Розподіляє обов’язки між працівниками Секретаріату;
5.3.3. Розробляє посадові інструкції працівників відділу;
5.3.4. Здійснює заходи для забезпечення трудової дисципліни;
5.3.5. Вносить пропозиції секретарю міської ради щодо кадрового резерву; організує систематичне навчання працівників відділу;
5.3.6. Вносить пропозиції стосовно заохочення працівників відділу;
5.3.7. Видає у межах своєї компетенції накази, організує і контролює їх виконання;
5.3.8. Забезпечує виконання доручень, розпоряджень, рішень, які видані секретарем Ради, та мають безпосереднє відношення до завдань, що поставлені перед Секретаріатом;
5.3.9. Візує документи, які розробляються та/або розглядаються у відділах Секретаріату;
5.3.10. Здійснює інші функції відповідно до покладених на Секретаріат завдань;
5.4. Керівник Секретаріату призначається на посаду та звільняється з посади розпорядженням міського голови за поданням секретаря Ради.
6. Статус Секретаріату ради
6.1. Секретаріат ради не є юридичною особою.
6.2. Ведення бухгалтерського та кадрового обліку і звітності Секретаріату ради здійснюється відділами виконавчого комітету Славутицької міської ради.
6.3. Оплата праці працівників Секретаріату ради здійснюється відповідно до вимог, передбачених для оплати праці працівників самостійних підрозділів міської ради.
6.4. Реорганізація та ліквідація Секретаріату ради здійснюється за рішенням міської ради відповідно до вимог чинного законодавства.
6.5. 3міни і доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому для його прийняття.
6.6. Секретаріат ради утримується за рахунок коштів міського бюджету.
6.7. Статус працівників Секретаріату визначається Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування“.
6.8. Структура, чисельність працівників Секретаріату визначається штатним розписом в межах граничної чисельності та фонду оплати праці працівників і видатків на утримання затверджених Славутицькою міською радою.
6.9. Положення про Секретаріат затверджується рішенням Славутицької міської ради.
6.10. Працівники Секретаріату ради, відповідно до вимог чинного законодавства України, призначаються на посаду і звільняються з посади розпорядженням міського голови за поданням секретаря міської ради.
6.11. Посадові обов’язки працівників Секретаріату ради визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються секретарем міської ради.
6.12. Працівники Секретаріату призначаються та звільняються з посад розпорядженням міського голови з додержанням вимог законодавства про працю та Закону України “Про службу в органах місцевого самоврядування”.
Секретар міської ради В.В. Борисов
СЛАВУТИЦЬКА МІСЬКА РАДА КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
Р І Ш Е Н Н Я
Про внесення змін до рішення Славутицької міської ради Київської області від 09.11.2015 № 5-2-VII «Про затвердження структури, загальної чисельності виконавчих органів Славутицької міської ради та витрат на їх утримання»
Розглянувши пропозиції секретаря міської ради та голови постійної комісії з питань законності та правопорядку про внесення змін до структури виконавчих органів Славутицької міської ради, керуючись ст.10, п.5 ч.1 ст.26, п.6 ч.4 ст.42, ч.1 ст.59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»,
м і с ь к а р а д а
В И Р І Ш И Л А :
- Збільшити загальну чисельність працівників виконавчих органів Славутицької міської ради, затверджену рішенням Славутицької міської ради від 09.11.2015 №5-2-VI «Про затвердження структури, загальної чисельності виконавчих органів Славутицької міської ради та витрат на їх утримання» на 2
штатні одиниці.
- В структурі виконавчих органів Славутицької міської ради створити структурний підрозділ «Відділ забезпечення діяльності ради виконавчого комітету Славутицької міської ради» у кількості 4 штатні одиниці:
- Начальник відділу (1 штатна одиниця);
- Головний спеціаліст (1 штатна одиниця);
- Провідний спеціаліст (1штатна одиниці);
- Спеціаліст 1 категорії (1 штатна одиниця).
- Затвердити Положення про відділ забезпечення діяльності ради виконавчого комітету Славутицької міської ради (додається).
| Міський голова | Ю.К. Фомічев |
___________________
№ _________________
до рішення Славутицької міської ради
____________№_____________
ПОЛОЖЕННЯ
про Секретаріат Славутицької міської ради
1. Загальні положення.
1.1. Секретаріат Славутицької міської ради (надалі – Секретаріат) є виконавчим органом Славутицької міської ради (надалі – Рада), утвореним для організаційного, інформаційного, правового, аналітичного, методичного, технічного та іншого забезпечення діяльності Ради як представницького органу місцевого самоврядування, її депутатського складу, постійних та інших комісій Ради, депутатських груп і фракцій.
1.2. Секретаріат Славутицької міської ради є самостійним підрозділом Ради, який підзвітний і підконтрольний міській раді, міському голові та секретарю міської ради.
1.3. Секретаріат утворюється міською радою. Його структура і чисельність, витрати на утримання встановлюються міською радою за поданням секретаря міської ради.
1.4. Секретаріат міської ради працює безпосередньо під керівництвом секретаря міської ради.
1.5. У своїй діяльності Секретаріат керується Конституцією України, Законами України “Про місцеве самоврядування в Україні”, “Про статус депутатів місцевих рад”, “Про службу в органах місцевого самоврядування”, іншими законами України, постановами Верховної Ради України, указами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, рішеннями міської ради, розпорядженнями міського голови, Регламентом Славутицької міської ради, цим Положенням.
1.6. Діяльність Секретаріату здійснюється на підставі перспективних та поточних планів роботи міської ради, постійних комісій ради.
2. Основні завдання та функції.
2.1. Основними завданнями Секретаріату є:
2.1.1. Створення умов для реалізації Радою, депутатами, постійними комісіями, тимчасовими контрольними комісіями, депутатськими групами і фракціями своїх прав та виконання ними своїх функціональних обов’язків;
2.1.2. Організаційне супроводження сесій Ради, зокрема проведення її пленарних засідань та робота у постійних комісіях, координація підготовки, ведення і зберігання офіційної документації та інших матеріалів Ради;
2.1.3. Експертне, правове, інформаційно-аналітичне та методичне забезпечення діяльності Ради як представницького органу місцевого самоврядування, її депутатського складу, постійних комісій, депутатських груп і фракцій;
2.1.4. Процесуальне забезпечення взаємодії Ради з її виконавчими органами, органами державної влади та управління, іншими органами місцевого самоврядування, з громадськістю, об’єднаннями громадян, органами самоорганізації населення тощо.
2.1.5. Висвітлення питань роботи Ради, депутатів Ради, постійних комісій, депутатських груп та фракцій, їх позиції з актуальних питань перед територіальною громадою міста;
2.1.6. Налагодження та впровадження взаємовигідної співпраці з органами місцевого самоврядування і депутатським корпусом інших міст в Україні та поза її межами, а також міжнародними організаціями.
2.1.7 Здійснення інших завдань, покладених на Секретаріат ради відповідно до чинного законодавства.
2.4. Відповідно до покладених на нього завдань Секретаріат ради реалізує наступні функції:
2.4.1. Готує розпорядження міського голови щодо скликання сесії міської ради;
2.4.2. Готує та подає на опублікування оголошення про скликання сесії міської ради;
2.4.3. Інформує депутатів міської ради щодо дати, часу та місця проведення сесії міської ради;
2.4.4. Спільно з головами постійних комісій розробляє графік засідань постійних комісій міської ради (перед кожним пленарним засіданням міської ради) та доводить його до відома депутатів, заступників міського голови та структурних підрозділів міської ради, питання яких включені до проекту порядку денного сесії;
2.4.5. Інформує секретаря міської ради щодо можливості проведення сесії у правомочному складі, а також доповідає йому щодо причин, які унеможливлюють присутність депутатів на пленарному засіданні;
2.4.6. Здійснює прийом проектів рішень міської ради та документів, що долучаються до них від структурних підрозділів міської ради, депутатів та інших виконавців;
2.4.7. Забезпечує дотримання регламенту та інших вимог щодо оформлення та проходження документів, які подаються на розгляд Ради;
2.4.8. Координує роботу, пов’язану з підготовкою проектів рішень Ради;
2.4.9. Визначає черговість формування матеріалів для розгляду на сесії;
2.4.10. Формує проекти порядку денного сесій міської ради;
2.4.11. Здійснює нумерування копій проектів рішень міської ради та формування сесійних матеріалів відповідно до проекту порядку денного, реєструє проекти рішень, веде їх облік;
2.4.12. Готує проект регламенту роботи пленарних засідань міської ради;
2.4.13. Забезпечує своєчасне доведення сесійних матеріалів до депутатів міської ради (в тому числі в електронному вигляді);
2.4.14. Узагальнює пропозиції та рекомендації постійних комісій щодо сесійних матеріалів та доводить дану інформацію до секретаря міської ради;
2.4.15. Перед початком роботи сесії здійснює реєстрацію депутатів міської ради;
2.4.16. За необхідністю забезпечує надання депутатам додаткових матеріалів, необхідних при розгляді окремих питань;
2.4.17. Напередодні сесії та перед її початком здійснює системне адміністрування програмного та технічного забезпечення електронної системи голосування «Голос», яка встановлена в залі засідань міської ради;
2.4.18. Здійснює ведення електронного запису сесії, подальше його збереження та архівування;
2.4.19. Формує для міського голови та секретаря міської ради проекти рішень в електронному варіанті для перегляду їх на сесії;
2.4.20. Інформує секретаря міської ради щодо присутності на пленарному засіданні депутатів міської ради, що входять до складу лічильної комісії;
2.4.21. Готує листи до виконавчих органів, постійних комісій міської ради щодо їх пропозицій до плану роботи міської ради та здійснює аналіз їх відповідей;
2.4.22. Вносить пропозиції секретарю міської ради щодо плану роботи та готує проект рішення міської ради про план роботи міської ради на наступний рік;
2.4.23. Доводить рішення міської ради про план роботи міської ради до виконавчих органів, постійних комісій та забезпечує контроль за його виконанням;
2.4.24. В кінці поточного року здійснює аналіз щодо виконання плану роботи міської ради та разом з підготовкою плану роботи міської ради на наступний рік готує проект звіту щодо його виконання.
2.4.25. Сприяє підготовці проектів рішень Ради, ініційованих депутатами, постійними комісіями, депутатськими групами та фракціями, представниками громадськості; забезпечує проведення їх правової експертизи;
2.4.26. Забезпечує оприлюднення та опублікування рішень Ради, внесення на обговорення проектів рішень Ради;
2.4.27. Забезпечує контроль за відповідністю тексту рішення, що подається на підпис головуючому, тексту рішення, проголосованому на пленарному засіданні.
2.4.28. Організовує контроль за виконанням рішень Ради та інших нормативно-правових актів Ради, за реалізацією протокольних доручень, висловлених на пленарних засіданнях міської ради, а також контроль за станом розгляду депутатських запитів, звернень та запитань;
2.4.29. Організовує та контролює візування проектів рішень Ради;
2.4.30. Веде реєстр вхідної і вихідної кореспонденції Секретаріату;
2.4.31. Супроводжує та опрацьовує звернення громадян, об'єднань громадян, підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності щодо діяльності Ради;
2.4.32. Відповідно до резолюцій секретаря Ради чи керівника Секретаріату передає вхідну кореспонденцію виконавцю та контролює дотримання останнім резолюції керівництва;
2.4.33. Організовує ведення реєстру депутатських запитів, запитань та звернень, оформлених у встановленому порядку, інформує про результати розгляду депутатських запитів, запитань та звернень;
2.4.34. Здійснює організаційне, інформаційне та методичне забезпечення діяльності депутатського корпусу;
2.4.35. Сприяє депутатам Ради, помічникам-консультантам депутатів, депутатським фракціям та групам у здійсненні їх повноважень;
2.4.36. Сприяє у здійсненні та реалізації діяльності постійних та інших комісій Ради, сприяє організації виконання їх рекомендацій;
2.4.37. Веде облік помічників-консультантів депутатів Ради та забезпечує виготовлення посвідчень помічників-консультантів депутатів Ради;
2.4.38. Сприяє депутатам міської ради в підготовці звернень, запитів та інших поточних документів;
2.4.39. Готує організаційно-методичні, інструктивні та інші матеріали для проведення заходів, пов’язаних з підвищенням фахового рівня депутатів міської ради;
2.4.40. Готує пропозиції щодо вдосконалення правотворчої діяльності міської ради;
2.4.41. Забезпечує сприяння депутатам міської ради в організації проведення прийому громадян у виборчих округах «Депутатських днів» та узагальнює інформацію за підсумками їх проведення;
2.4.42. Надає допомогу в організації та здійсненні підготовки рішень по депутатських запитах;
2.4.43. Організовує всебічне сприяння депутатам міської ради у виконанні отриманих ними доручень виборців;
2.4.44. Аналізує участь депутатів міської ради у роботі пленарних засідань та засідань постійних комісій;
2.4.45. Допомагає депутатам міської ради в підбірці небхідної літератури та періодичної преси, необхідних для депутатської діяльності;
2.4.46. Допомагає головам постійних комісій у формуванні порядків денних засідань комісій, підготовці рекомендацій, висновків та звітів про роботу постійних комісій;
2.4.47. Забезпечує членів постійних комісій необхідними матеріалами щодо розгляду питань порядку денного засідань постійних комісій;
2.4.48. Забезпечує участь доповідачів та відповідальних осіб в засіданнях постійних комісій;
2.4.49. Доводить до виконавців проектів рішень висновки та рекомендації постійних комісій з розглянутих ними питань;
2.4.50. Формує папки з рішеннями міської ради, які знаходяться на контролі постійних комісій (по кожній комісії окремо).
2.4.51. Здійснює роботу по контролю за виконанням рішень міської ради, вносить пропозиції постійним комісіям з даного питання та організовує підготовку проектів рішень міської ради щодо зняття з контролю рішень міської ради;
2.4.52. Організовує доопрацювання прийнятих міською радою рішень міської ради;
2.4.53. Забезпечує ведення нумерації рішень міської ради;
2.4.54. Перевіряє відповідність копій рішень та витягів з рішень міської ради, а також витягів з протоколів пленарних засідань міської ради з їх оригіналами та здійснює їх засвідчення;
2.4.55. Доводить рішення міської ради до виконавців;
2.4.56. Опрацьовує критичні зауваження та пропозиції, висловлені депутатами під час пленарних засідань міської ради, доводить їх до виконавців та здійснює контроль за їх реалізацією;
2.4.57. Здійснює ведення електронного документообороту матеріалів міської ради в системі «АСКОД»;
2.4.58. Готує відповіді на листи і звернення щодо надання копій рішень міської ради, витягів з них, витягів з протоколів сесій міської ради, засідань постійних комісій, за наслідками розгляду питань на сесіях міської ради, засіданнях постійних комісій та щодо прийняття окремих рішень;
2.4.59. Забезпечує ведення протоколів пленарних засідань міської ради та їх оформлення;
2.4.60. Формує комплекти копій протоколів та рішень міської ради для надання виконавчому комітету міської ради та прокуратурі міста, а також необхідні копії документів для вищестоящих органів;
2.4.61. Веде статистичну звітність з питань, що належать до компетенції Секретаріату ради;
2.4.62. Веде облік місцевих ініціатив, що надходять до міської ради;
2.4.63. Оформляє посвідчення та облікові картки депутатів міської ради, веде їх облік та організовує списання;
2.4.64. Готує до видачі та організовує списання нагрудних знаків для депутатів міської ради;
2.4.65. Формує номенклатуру справ секретаріату ради та документи у справи для передачі на зберігання в архівний відділ міської ради;
2.4.66. Здійснює підготовку, збереження та облік видачі бланків міської ради, рішень та витягів з рішень міської ради;
2.4.67. Здійснює збереження оригіналів рішень та документів, що долучаються до них, протоколів пленарних засідань міської ради протягом 5 років, після спливу яких передає документи на подальше збереження до архівного відділу міської ради;
2.4.68. Здійснює збереження книг з протоколами засідань постійних комісій міської ради, які по завершенню повноважень ради разом з картками обліку депутатів міської ради передаються на зберігання в архівний відділ міської ради;
2.4.69. Забезпечує формування, публікацію та підтримку в актуальному стані матеріалів, які відносяться до компетенції Секретаріату ради на внутрішньому порталі і зовнішньому сайті міської ради;
2.4.70. Здійснює контроль щодо забезпечення роботи автоматизованої системи голосування «Голос», а також перевірку проектів рішень та інших матеріалів, які вводяться в електронну базу даних автоматизованої системи голосування «Голос».
2.4.71. Здійснює моніторинг чинного законодавства України стосовно питань місцевого значення, готує висновки та пропозиції щодо необхідності врегулювання певного питання на місцевому рівні, внесення змін до нормативних актів Ради;
2.4.72. Здійснює за дорученням секретаря Ради правову експертизу проектів рішень та інших документів, підготовлених виконавчими органами Ради;
2.4.73. Здійснює підготовку за дорученням секретаря Ради чи керівника Секретаріату аналітичних висновків, відповідей, пропозицій щодо питань діяльності Ради, необхідності врегулювання певного питання на місцевому рівні, внесення змін до нормативних актів Ради;
2.4.74. Сприяє відкритості та прозорості у діяльності Ради, забезпечує налагодження взаємодії та співпраці Ради з громадськістю;
2.4.75. Сприяє у налагодженні контактів з іншими органами місцевого самоврядування в Україні та за кордоном, сприяє організації міжнародних і всеукраїнських конференцій, семінарів, симпозіумів з проблем місцевого самоврядування;
2.4.76. Здійснює зв’язки із засобами масової інформації та сприяє їм у висвітленні питань роботи Ради, депутатів Ради, постійних комісій, депутатських груп і фракцій;
2.4.77. Висвітлює позиції секретаря та депутатів Ради, депутатських комісій, фракцій з актуальних суспільно-політичних і соціально-економічних питань, інформує населення щодо поточної роботи, прийнятих рішень міської ради, висновків, рекомендацій постійних комісій, депутатських груп та інших документів;
2.4.78. Організовує співробітництво з органами місцевого самоврядування та депутатським корпусом міст-партнерів м.Славутича, інших міст в Україні та поза її межами;
2.4.79. Налагоджує співпрацю з міжнародними організаціями, іншими іноземними суб’єктами з питань організації роботи Ради і депутатського корпусу, врегульовує актуальні проблеми територіальної громади.
2.4.80. Здійснює вивчення та аналіз діяльності представницьких органів місцевого самоврядування в інших містах, підготовка висновків та пропозицій щодо можливості запозичення позитивного досвіду;
2.4.81. Акумулює ініціативи професійних, аналітичних, наукових, інших громадських організацій стосовно вирішення питань місцевого значення;
2.4.82. Сприяє залученню експертів з громадських організацій, науковців, інших спеціалістів до надання фахових висновків з питань діяльності Ради, підготовки або подання пропозицій до проектів рішень;
2.4.83. Організовує прес-конференції депутатів Ради, керівників постійних комісій, депутатських груп та фракцій;
2.4.84. Висвітлює результати проведення громадських слухань, роботи громадських колегій, інших дорадчо-консультативних органів при Раді;
2.4.85. Вивчає громадську думку за допомогою систематичних соціологічних опитувань з метою адекватної реакції на потреби мешканців міста;
2.4.86. Координує діяльність Ради, депутатського корпусу у сфері зовнішніх відносин, надає їм методичну та організаційну допомогу у здійсненні закордонних зв'язків;
2.4.87. Забезпечує організаційне та протокольне обслуговування зовнішніх зв'язків Ради, депутатського корпусу, координує роботу з іноземними представниками і делегаціями;
2.4.88. Готує офіційні візити депутатів Ради, представників постійних комісій, фракцій за кордон, вирішує організаційні питання, пов'язані з візитами та складає і узгоджує програми перебування;
2.4.89. Аналізує та опрацьовує інформацію, що надходить Раді, депутатам Ради, постійним комісіям іноземною мовою;
2.4.90. Здійснює постійні контакти з міжнародними організаціями (урядовими та неурядовими), дипломатичними і консульськими установами з метою подальшого розвитку міжнародного співробітництва та участі у міжнародних програмах.
2.4.91. Виконує інші функції відповідно до поставлених завдань.
3. Права та обов’язки Секретаріату.
3.1. При здійсненні повноважень Секретаріат ради зобов’язаний:
3.1.1. Забезпечити виконання норм діючого законодавства України.
3.1.2. Не допускати в своїй діяльності порушення вимог антикорупційного законодавства.
3.2. При здійсненні повноважень Секретаріат ради має право:
3.2.1. Одержувати у встановленому порядку від виконавчих органів міської ради, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, інформацію, документи, довідки, інші матеріали, необхідні для виконання покладених на Секретаріат ради завдань;
3.2.2. Інформувати міського голову або секретаря міської ради у разі покладання на секретаріат ради виконання роботи, що не відноситься до функцій секретаріату ради чи виходить за його межі, а також у випадках, коли відповідні виконавчі органи міської ради чи посадові особи не надають документи, інші матеріали, необхідні для вирішення покладених задач з метою вжиття відповідних заходів;
3.2.3. Залучати за узгодженням з керівником виконавчого органу міської ради відповідних спеціалістів для підготовки нормативних і інших документів, а також для розробки і здійснення заходів, які проводяться Секретаріатом ради відповідно до покладених на нього завдань;
3.2.4. Брати участь у пленарних засіданнях сесій міської ради, засіданнях постійних комісій міської ради та виконавчого комітету, нарадах, комісіях, робочих групах, утворених міською радою, її виконавчими органами, міським головою.
3.2.5. Залучати за дорученням постійних комісій та секретаря Ради спеціалістів органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до компетенції Ради;
3.2.6. Здійснювати контроль, забезпечувати реалізацію повноважень, проводити аналітичну роботу з питань, що належать до його компетенції;
3.2.4. Скликати у встановленому порядку наради з питань, які належать до його компетенції.
4. Система взаємодії
4.1 Секретаріат ради при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з органами виконавчої влади, департаментами, управліннями, відділами та іншими виконавчими органами Славутицької міської ради, депутатами, постійними комісіями, тимчасовими контрольними комісіями та іншими органами, утвореними міською радою, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, об’єднаннями громадян.
5. Структура та організація роботи Секретаріату
5.1. Секретар ради безпосередньо координує та керує роботою Секретаріату.
5.2. Секретаріат очолює начальник відділу (керівник Секретаріату), який призначається на посаду і звільняється з посади розпорядженням міського голови за поданням секретаря ради.
5.3. Керівник Секретаріату:
5.3.1. Організовує роботу Секретаріату і несе персональну відповідальність за виконання покладених на Секретаріат завдань;
5.3.2. Розподіляє обов’язки між працівниками Секретаріату;
5.3.3. Розробляє посадові інструкції працівників відділу;
5.3.4. Здійснює заходи для забезпечення трудової дисципліни;
5.3.5. Вносить пропозиції секретарю міської ради щодо кадрового резерву; організує систематичне навчання працівників відділу;
5.3.6. Вносить пропозиції стосовно заохочення працівників відділу;
5.3.7. Видає у межах своєї компетенції накази, організує і контролює їх виконання;
5.3.8. Забезпечує виконання доручень, розпоряджень, рішень, які видані секретарем Ради, та мають безпосереднє відношення до завдань, що поставлені перед Секретаріатом;
5.3.9. Візує документи, які розробляються та/або розглядаються у відділах Секретаріату;
5.3.10. Здійснює інші функції відповідно до покладених на Секретаріат завдань;
5.4. Керівник Секретаріату призначається на посаду та звільняється з посади розпорядженням міського голови за поданням секретаря Ради.
6. Статус Секретаріату ради
6.1. Секретаріат ради не є юридичною особою.
6.2. Ведення бухгалтерського та кадрового обліку і звітності Секретаріату ради здійснюється відділами виконавчого комітету Славутицької міської ради.
6.3. Оплата праці працівників Секретаріату ради здійснюється відповідно до вимог, передбачених для оплати праці працівників самостійних підрозділів міської ради.
6.4. Реорганізація та ліквідація Секретаріату ради здійснюється за рішенням міської ради відповідно до вимог чинного законодавства.
6.5. 3міни і доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому для його прийняття.
6.6. Секретаріат ради утримується за рахунок коштів міського бюджету.
6.7. Статус працівників Секретаріату визначається Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування“.
6.8. Структура, чисельність працівників Секретаріату визначається штатним розписом в межах граничної чисельності та фонду оплати праці працівників і видатків на утримання затверджених Славутицькою міською радою.
6.9. Положення про Секретаріат затверджується рішенням Славутицької міської ради.
6.10. Працівники Секретаріату ради, відповідно до вимог чинного законодавства України, призначаються на посаду і звільняються з посади розпорядженням міського голови за поданням секретаря міської ради.
6.11. Посадові обов’язки працівників Секретаріату ради визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються секретарем міської ради.
6.12. Працівники Секретаріату призначаються та звільняються з посад розпорядженням міського голови з додержанням вимог законодавства про працю та Закону України “Про службу в органах місцевого самоврядування”.
Секретар міської ради В.В. Борисов